z cyklu • PRAWO I KSIĘGOWOŚĆ FINANSOWANIE PRZEZ PRACODAWCĘ OKULARÓW KOREKCYJNYCH DLA PRACOWNIKA (NR 37) 15.12.2014Elżbieta Liszewska / Biuro Rachunkowe Helios W dobie powszechnej informatyzacji wiele stanowisk pracy wyposażonych jest w monitory ekranowe. Pracownicy, którzy spędzają większą część swojego dnia pracy przy monitorze, mają możliwość skorzystania z dofinansowania do zakupu okularów korekcyjnych. Dofinansowanie to pokryte jest ze środków obrotowych pracodawcy.
Wielu pracodawców nie informuje swoich pracowników o takiej możliwości, a są również tacy, którzy kategorycznie odmawiają pracownikom pokrycia chociażby niewielkiej części wydatków na zakup okularów. Często spotykam się z pytaniem: czy pracodawca ma obowiązek dofinansować zakup okularów czy może jest to tylko jego dobra wola.
Aby nie było wątpliwości, poniżej cytuję fragment Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe:
§8.2 Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust.1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Z przepisu wprost wynika, że pracodawca nie może, ale wręcz musi sfinansować zakup okularów korekcyjnych pracownikowi. Spełnione jednak muszą być dwa warunki.
Po pierwsze: okulary muszą zostać przepisane przez lekarza okulistę w ramach badań okresowych lub wstępnych.
Po drugie: pracownik musi pracować przy monitorze ekranowym co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy czyli cztery godziny.
Zajmijmy się najpierw drugim warunkiem. Nasuwa się przy nim od razu pytanie, czy pracodawca powinien sfinansować zakup okularów dla pracownika zatrudnionego na pół etatu. Odpowiedź nie jest jednoznaczna.
Jeśli pracownik pracuje na pół etatu i przychodzi do pracy codziennie na cztery godziny, to pracodawca nie musi finansować mu zakupu okularów korekcyjnych. Jeśli natomiast pracownik pracuje na pół etatu i przychodzi na osiem godzin dziennie np. co drugi dzień, to wówczas pracodawca ma obowiązek sfinansować zakup okularów korekcyjnych.
Jeśli chodzi o spełnienie pierwszego warunku, to tak jak powiedziane jest w przytoczonym fragmencie rozporządzenia, aby pracodawca był zobowiązany do pokrycia kosztów zakupu okularów, pracownik musi mieć zalecenie noszenia okularów wydane przez lekarza okulistę w ramach badań okresowych lub wstępnych.
Jeśli pracownik przyniesie pracodawcy zaświadczenie od lekarza okulisty pomiędzy jednym a drugim badaniem okresowym, wówczas pracodawca nie ma obowiązku finansowania okularów korekcyjnych. Może jednak to zrobić, ale musi pamiętać, że na gruncie podatku od osób fizycznych będzie miało to inne skutki.
Jeśli pracodawca finansuje zakup okularów korekcyjnych na podstawie zaświadczenia od lekarza okulisty w czasie badań okresowych zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej, nie ma obowiązku doliczać tego świadczenia do przychodów pracownika.
W każdym innym przypadku pracodawca musi koszt okularów doliczyć do wynagrodzenia pracownika i opodatkować go jak każdy element wynagrodzenia.
Dotyczy to również sytuacji, gdy pracodawca sfinansuje zakup okularów pracownikowi, który nie pracuje przy monitorze ekranowym, ale jego praca ma negatywny wpływ na wzrok np. pracownikowi pracującemu na stanowisku spawacza.
Z przepisów nie wynika, jaką kwotę pracodawca powinien przeznaczyć na sfinansowanie zakupu okularów korekcyjnych. W praktyce pracodawcy często określają wysokość kwoty refundacji poprzez wydanie wewnętrznego zarządzenia lub regulaminu. Należy jednak pamiętać, że wysokość kwoty musi być realna i musi umożliwić pracownikowi pokrycie kosztów odpowiednich okularów. Zazwyczaj pracodawcy określają taką kwotę na poziomie 300 - 400 zł.
Zakup okularów korekcyjnych powinien być udokumentowany fakturą. Nie ma znaczenia, czy faktura będzie wystawiona na pracodawcę czy na pracownika. W każdym przypadku obowiązuje pracodawcę zwrot kosztów w określonej wysokości na rzecz pracownika. |